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Segunda via da nota fiscal eletrônica: saiba como funciona

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Entenda neste artigo o que é a segunda via da nota fiscal e como proceder em situação de extravio.

É fundamental enquanto consumidores nos atentarmos para os documentos fiscais quando efetuamos compras. Seja a compra ou aquisição de produtos de maior valor ou então bens de consumo, temos direito ao acesso ao documento fiscal que comprova a operação.

Os documentos fiscais (DF-e) são necessários para que possamos provar que de fato somos adquirentes de certo produto ou serviço e é exigida em casos de reparo ou reembolso. Cabe a empresa emitente armazenar os documentos e ao consumidor exigir a nota fiscal de compra/aquisição.

 

Existe a segunda via da nota fiscal?

Existe a segunda via da nota fiscal? Não. O que está acessível ao consumidor ou destinatário é a versão impressa da nota fiscal, ou seja, cada vez que recebemos o documento fiscal estamos recebendo uma “impressão” da nota, podendo ser em papel ou em versão portátil (PDF). A nota fiscal eletrônica (NF-e) que garante a aquisição de produtos e serviços e a nota fiscal eletrônica do consumidor que garante a aquisição de produtos de consumo tem as suas versões impressas, mais fáceis de se visualizar.

A DANFE para NF-e e a DANFCE para NFC-e são disponibilizadas de modo geral logo que o fato gerador (finalidade da emissão) acontece. Em operações on-line estas versões são enviadas por e-mail, e em operações presenciais impressas em papel. A verdadeira nota fiscal que é o arquivo que é enviado por meio eletrônico é um arquivo XML, arquivo de texto em formato de tags que permite a troca de informações por meio digital de forma ágil e padronizada.

 

O que fazer em caso da perda da DANFE ou DANFCE?

Em caso de perda das versões impressas DANFE para NF-e e DANFCE para NFC-e, a priori deve-se entrar em contato com a empresa emissora do documento. A empresa emitente é responsável por armazenar informações acerca das informações sobre notas emitidas.

Para que seja possível consultar a nota completa no portal da nota fiscal eletrônica por exemplo, é preciso que se tenha em mãos a chave de acesso da nota fiscal. Com ela é possível ter acesso ao documento completo e ao arquivo XML que é a nota fiscal em si. O prazo para que se possa reivindicar a nota fiscal eletrônica é de 05 anos, uma vez que este é o prazo legal para armazenamento de documentos fiscais pelas empresas emitentes.

 

Mantendo os documentos fiscais seguros

Para uso pessoal é recomendado que sejam armazenadas as versões completas das notas fiscais, que são os arquivos XML. Desta forma se garante que se tenha a versão completa dos DF-e, umas vez que o PDF da nota fiscal, como vimos apenas anteriormente se trata apenas de uma versão mais simplificada ideal para impressão, fiscalização de cargas, etc..

Os arquivos XML custam menos para serem armazenadas por ocuparem até 10 vezes menos espaço em disco que as versões em PDF. Em caso de recebimento apenas da versão impressa, deve ser anotada a chave de acesso que se encontra no cabeçalho da DANFE ou então na parte de baixo da DANFCE.

 

O Prospera ERP armazena de forma segura ao seu empreendimento as notas fiscais, além de enviar automaticamente por e-mail ao destinatário logo após a emissão. Ao final da competência fiscal todos os documentos fiscais emitidos no mês são encaminhados ao contador de sua escolha.

Fontes

FAQ NF-e

 


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